プロが教えるビジネス英語メールの書き出しテクニック完全ガイド

グローバル企業や外資系企業、海外とのやりとりが多い仕事では、ビジネス英語を使用したメールが使われることが多いです。

日本語では「お世話になっております」などのメールの書き出しが一般的によく使われますが、ビジネス英語ではどのような文章になるのか気になる方も多いのではないでしょうか。

ビジネス英語を使用したメールには簡潔さやわかりやすさが求められることが多く、日本の長い挨拶文や本題に入るまでの文章量はなるべくシンプルにすることが良しとされています。

この記事では、ビジネス英語を使用したメールの書き出しについて解説します。

日本と英語圏のビジネスメールの差を把握していただき、自身のビジネスにお役立てください。

親密度によって文章は変わる

メールを送る先が仲の良い方なのか、新規の取引先などかなどによって文面は変化します。

親密な関係の場合は特に気にすることは少ないですが、ビジネス英語で考えるとある程度のフォーマルさは持っておくべきでしょう。

自身が親密だと思っていても相手はそう思っていないことも考えれられるため、メールでの文章のやり取りを行う際は注意が必要です。

ビジネスでのメールに好まれるのは簡潔さ・わかりやすさ

日本では、本題を伝えるまでの導入や結びのあいさつなど、様々なマナーが存在しています。

英語でのビジネスメールでは、「簡潔さ」や「わかりやすさ」が好まれる傾向があります。

わかりやすい件名や本文が求められるため、1通のメールで送る内容は1つに留めるように意識しておきましょう。

pleaseをつければ良いということではない

一般的にplease（プリーズ）は丁寧語のイメージが強いですが、目上の人や上司に対して使わないようにした方が無難です。

please＋命令形の文章は、「〜してください」と命令することになってしまうため、意図している意味とはイメージがずれてしまいます。

物腰柔らかく相手にお願いを行うには、I would appreciate if you could ……など、「もしあなたが可能であれば」という意味を持たせる文章にした方が良いでしょう。

相手に断る選択肢を与えることで、結果的に穏便にお願いすることができます。

翻訳ツールに頼りすぎない

近年の翻訳ツールの発展は目を見張るものがあります。

方言や癖などもしっかりと翻訳できることが多いですが、海外発祥のツールだと、日本ならではのビジネスメールがうまく翻訳されないことも多いです。

翻訳ツールだけに頼るのではなく、一度調べたり学んだりすることをオススメします。

ポリグロッツの法人向け英語研修サービスでは、バイリンガルの日本人講師が自身のビジネスの課題感に合わせた研修をご提案いたします。

日本人講師が教えるため、メールでの書き出しや締めのあいさつなど、比較的ローカルな内容にも対応可能です。

今後英語でのビジネスメールが多くなる方や研修サービスをご検討中の方は、ぜひ確認してみてください。

ポリグロッツの法人向け研修サービスはこちら

ビジネス英語を使用したメールの書き出し文章例

ビジネスで使用するメールの書き出しの文章は、タイミングやメールの目的、関係性によって様々です。

一例としてメールでの書き出し内容を紹介します。

相手の名前を書く

基本的に名前の前に「Dear」をつけましょう。

相手が女性の場合は「Ms.〇〇,」、男性の場合は「Mr.〇〇,」をつけることが一般的です。

toCの場合に見られるのが、「Dear Ma’am,」や「Dear Sir,」などMsやMrよりかしこまった表現で送ることもあります。

また、名前ではなく特定の部門、役職にメールを送る場合はDearの後に部門名・役職名をつけることが一般的です。

担当者が不明の場合は「To whom it may concern,」が使われることが一般的ですが、担当部署などがわかっている場合は、部署やポジション名をつけた方がわかりやすいです。

ビジネスメールを開封する方は、1日に多くのビジネスメールに目を通すため、自身に関係のないメールだと解釈されてしまうとメールが開封されない可能性もあります。

日本語メールのような前置きはいらないことが多い

ビジネス英語を使用したメールの場合、日本語メールのような前置きは基本的に不要です。

代わりに、「なぜこのメールを送ったのか」という意図が一目でわかる文章で書き出すのが一般的とされています。

挨拶、自己紹介をする場合

初めてメールを送る相手には自己紹介を行いましょう。

・I’m 名前 and I work in 会社名.

訳：私は「会社名」で働く「名前」です。

・I’m 名前 and I work in 〇〇 team at 会社名.

訳：私は「会社名」の「〇〇」チームで働く「名前」です。

・I’m 名前 and I’m responsible for 〇〇 at 名前.

訳：私は「会社名」で「〇〇」を担当している「名前」です。

などの表現が一般的です。

ビジネス英語を使用したメールの件名例

件名はなるべくシンプルに、わかりやすい文章を心がけましょう。

日本語では「〜に関しまして」などの文面が使われることが多いですが、英語で行う場合には端的な内容が求められます。

スケジュールを確認する場合

Schedule Confirmation for 月名 日th
訳：◯月◯日のスケジュールの確認

締切を通知する場合

Deadline for Project Budget Analysis
訳：プロジェクトの予算分析の締切

資料請求する場合

Request for Product Documents
訳：製品資料の請求

オンライン（通話）会議を招待する場合

Invitation for 月名 日th Conference Call
訳：◯月◯日通話会議の招待

緊急の場合や返信が早急に欲しい場合

Urgent Request Concerning Your Invoice
訳：請求書に関して緊急のお願い

「Urgent」を最初につけることが多いです。

また、相手に催促するメールを送る場合は時差に注意しましょう。

日本では午前中に送ったメールでも、場所によっては仕事が終わっている夜の可能性もあります。

例えばイギリスの場合、日本との時差は9時間のため、すぐに返信が来る可能性は低いです。

海外の方とのメールでのやり取りは余裕をもって行うことをオススメします。

ビジネス英語を使用したメールの返信の書き出し例

メールに返信をする際には「Thank you for〜」の言い回しが便利です。

軽い印象に感じる方もいらっしゃるかもしれませんが、意外とビジネス用語でも使われることが多いです。

返信に謝意を伝える場合

Thank you very much for your reply.

訳：返信ありがとうございました。

Thank you for getting back to me.

訳：折返しありがとうございます。

時間やアドバイスをいただいたことに謝意を伝える場合

Thank you very much for your time.

訳：お時間をいただきありがとうございました。

Thank you very much for giving me advice.

訳：アドバイスをいただきありがとうございました。

ビジネス英語を使用したメールの締めの文章例

ビジネス英語のメールで締めの文章は、相手の親密度によって異なることが多いです。

フォーマルな場合は「Sincerely,」「Best Regards, 」「Thank you and Best Regards,」などを使用し、同僚などカジュアルな関係にメールを送る場合は「Thank you,」などの簡単な表現で済ます場合もあります。

締めの前に妻割れることの多い文章・表現

I look forward to hearing from you.

訳：ご返信お待ちしております。

訳：Don’t hesitate to contact me if you have any questions.

ご不明な点がございましたらお気軽にご連絡ください。

Please feel free to ask me any questions.

訳：質問がありましたらご気兼ねなくご質問ください。

目的によって文面をうまく使い分けよう

英語ビジネスシーンで使用するメールの文章は、相手との関係性・目的によって大きく変化します。

日本では一般的な挨拶など、文化的な違いにも注意するようにしましょう。

特に、英語を使用したメールでは簡潔さやわかりやすさが重要です。

メールを作成している際に別件などを記載したくなった場合は別のメールに分けるなどの工夫を忘れないようにしましょう。