社内研修 報告書作成ガイド: 効果的なまとめ方と注意点紹介

社内研修の報告書は、研修の内容や成果を関係者に伝え、今後の改善やフォローアップに役立てるための重要な資料です。

正確でわかりやすい報告書を作成することは、研修の効果を最大限に引き出し、組織の成長に寄与するための鍵となります。

この記事では、社内研修の報告書を作成する際の具体的なポイントや注意点を解説します。

社内研修の報告書とは

社内研修の報告書は、研修の実施結果や成果をまとめ、参加者だけでなく広範な関係者に共有するための重要な資料です。

研修が会社の目標達成や従業員の成長にどのように寄与したかを明確にし、今後の改善点やフォローアップの計画に役立てるための指針となります。

報告書の内容や形式は目的に応じて異なり、複数の種類があります。

社内研修の報告書の種類

ここでは、社内研修の報告書の種類について解説します。

概要報告書

概要報告書は、研修の要点を簡潔にまとめたもので、特に経営層や多忙な関係者向けに適しています。

この報告書では、研修の目的、実施日程、参加者数、使用した教材やツール、研修の主な成果を簡潔に報告します。

報告を受け、確認をする担当者が忙しい場合に短時間で重要な情報を把握できるように工夫されていることが多いです。

そのため、詳細な内容や分析は含まれないことが一般的です。

特に、研修が戦略的にどのように役立ったかを端的に伝えることが重要です。

詳細報告書

詳細報告書は、研修の全プロセスや内容を詳しく記載するための資料です。

研修の各セッションの内容、使用した資料、ディスカッションやグループワークの結果、講師のコメントなど、研修に関するすべての要素を詳細に記録します。

この報告書は、研修の効果や改善点を関係者が分析する際に使用され、次回の研修設計や組織の人材育成戦略に反映させるために重要です。

特に、研修の進行状況や内容を細かく追う必要がある場合に用いられます。

評価報告書

評価報告書は、数値や評価基準に基づいて研修の成果を明確に示すための資料です。

具体的な評価基準を設けていたり、詳細な条件を設けている場合もあります。

研修前後のスキルや知識の変化、研修の目標達成度、参加者からのフィードバックなどを含め、研修がどの程度効果を発揮したかを評価します。

改善点や次回の課題を特定するためにも活用でき、数値データをもとに客観的に研修の価値を測定することもできます。

社内研修の報告書の目的

社内研修の報告書は、研修の結果や成果を記録・共有し、今後の改善や人材育成に役立てるための重要なツールです。

ここではそんな社内研修の報告書の目的について解説します。

研修の成果を共有するため

研修で得られた知識やスキル、参加者の反応、フィードバックを報告することで、研修の内容や成果を関係者全体に共有できます。

特に、参加していない従業員や将来的な参加者に対して、研修のナレッジを蓄積する役割も持ちます。

また、同様の研修を後に実施する際にも、過去の報告書が参考資料となり、効率的な研修運営につながります。

研修の効果を評価するため

報告書は、研修が当初の目標を達成したかどうかを確認し、効果的だったかどうかを評価するために使用されます。

参加者の学習成果や実務への応用度合いを分析し、研修の効果を数値的および質的に評価します。

この評価により、次回以降の研修の課題や改善点が明確になり、より効果的な人材育成プランを策定するための指針となります。

研修の実施状況を記録するため

研修の実施内容、日時、場所、参加者数、費用などを詳細に記録することで、後の参考資料や監査の際に活用できるデータを提供できます。

この記録は、企業の人材育成の可視化に直結し、効果的な人材開発計画を立案するための基礎となります。

また、将来的に同様の研修を行う際に、過去の実績として役立つ情報が提供されます。

上層部への報告や説明のため

研修の報告書は、上層部に対してROI（投資対効果）を説明する際にも重要な役割を果たします。

研修が企業全体の目標達成や戦略にどう寄与したかを、具体的な数値や成果を基に示すことができます。

これにより、研修への投資が正当化され、次回の研修予算やリソース配分において上層部の支持を得るための説得力や糸口となることがあります。

従業員の成長や課題の把握

研修報告書は、従業員の成長や抱えている課題を明確に把握するための手段でもあります。

研修中に得たフィードバックや、従業員の行動変化、スキル向上の状況を分析することで、各従業員がどの分野で成長しているか、どのようなサポートが必要かを判断できます。

これにより、個別の成長計画やフォローアップ施策を構築するための基盤となります。

社内研修の報告書の書き方

ここでは、社内研修の報告書の書き方について順を追って解説します。

情報の整理

報告書を作成する際の最初のステップは、必要な情報を整理することです。

ここでは具体的に用意するものについて紹介します。

研修に関する資料

研修のプログラム内容、日程、使用された教材やツール、講師のプロフィール、参加者リストなど、研修の全体像を把握するために基本的な情報が記載された必要な資料を整理します。

これにより、報告書内で事実に基づいた正確な情報を提供することが可能となります。

フィードバックに関する資料

研修参加者からのアンケート結果や、講師からのフィードバック、ディスカッションの記録などを集め、評価や改善点の基礎資料として活用します。

これらの資料は、研修の効果を測定し、今後の研修改善に役立てるために重要です。

メモの整理

研修中に取ったメモや、講師や参加者とのやり取りを記録したものを整理します。

これらのメモは、研修の進行状況やその場で得られた状況やディスカッションを報告書に反映させる際に役立ちます。

また、こうしたメモに記載されている情報は他の参加者の報告書との相違を生みやすい要素であることからも細かい差異を収集したい場合に重要な役割を果たします。

報告書の構成作成

報告書の構成を作成する際には、研修の目的や内容、成果を効果的に伝えるための大まかな流れを設計します。

はじめに研修の概要や目的を説明し、その後に研修内容の詳細、参加者のフィードバック、評価や改善点などを順に記載します。

構成が整えば、報告書全体の流れが明確になり、読みやすくわかりやすい報告書を作成することができます。

執筆を行う

報告書の構成に基づき、各セクションごとに文章を執筆します。

まずは大まかに全体を埋め、後で詳細を補足していきます。

1.セクションや時系列ごとに書き進める

報告書の執筆では、研修の流れに沿って時系列に記述することが重要です。

まずは、研修の前提や目的を説明し、その後、実際のプログラム進行や活動内容、参加者の反応を具体的に記載します。

セクションごとに内容を整理しながら進めることで、情報が読みやすくなり、報告書全体に一貫性を持たせることができます。

2.定量的で可視化しやすいデータや資料を挿入する

報告書では、研修の効果や成果を示すために、定量的なデータを挿入することが重要です。

アンケート結果、スキルテストのスコア、業務改善の指標などを、グラフや表を使って視覚的に表現すると、より分かりやすくなります。

また、引用するデータや資料には著作権を意識し、外部の資料を使用する際は適切な許可や引用形式に注意します。

引用を行う際は著作権にも注意しましょう。

社内研修をはじめとする社内で用いる資料の著作権について詳しく知りたい方はをご覧ください。

見直しと修正を繰り返す

執筆が完了したら、報告書全体を見直し、必要に応じて修正を行います。

このプロセスを繰り返すことで、報告書の完成度を高めます。

自身で見直す

まずは自身で報告書を読み返し、当初の構成や目的から逸脱していないかを確認します。

また、内容が論理的で、理路整然とした説明がされているか、誤字脱字がないかもチェックします。

セクションごとに流れがスムーズであるか、内容に一貫性があるかを確認しながら、修正を行います。

他人に確認してもらう

自分の視点では気づきにくい問題点を確認するために、同僚や上司に報告書を見てもらうことが大切です。

他人の視点でのフィードバックを受けることで、さらに内容の改善が可能になります。

特に、説明が分かりにくい箇所や、重要な情報が漏れていないかを確認し、必要に応じて修正を加えていきます。

社内研修の報告書を作成する際の注意点

社内研修の報告書を作成する際は、研修の成果を適切に伝え、今後の改善や発展に役立てるために、いくつかの重要な点に注意する必要があります。

以下では、特に注意すべきポイントを解説します。

目的を明確にする

報告書を作成する際には、誰に何を伝えたいのか、目的を明確にすることが重要です。

経営層への報告であれば、研修の効果やROI（投資対効果）を強調し、具体的な成果を伝えることが求められます。

一方で、参加者や現場の従業員向けの報告書であれば、学んだ内容をどのように業務に反映させるか、実務的な視点での説明が重要です。

このように目的がはっきりしていれば、報告書の構成や内容も的確なものとなり、読み手にとって価値のある情報を提示できるようになるでしょう。

事実の正確さを保つ

報告書に含まれるデータや情報は、事実に基づいていることが不可欠です。

研修内容や参加者のフィードバック、アンケート結果、費用など、記載する情報が正確であるかを必ず確認しましょう。

誤った情報を提供すると、報告書全体の信頼性が低下し、研修の成果や評価に誤解を招く可能性があります。

特に数値データに関しては、間違いや誤解が生じないよう、慎重に確認・修正を行い、信頼性を確保します。

簡潔でわかりやすい表現を用いる

報告書は、誰にでもわかりやすく伝わるように、簡潔で明瞭な表現を用いることが重要です。

特に、経営層や多忙な関係者に向けた報告書の場合、冗長な説明や専門用語を多用しすぎると、読み手に負担を与えてしまいます。

複雑な情報はできるだけシンプルにし、必要な部分を箇条書きや図表を用いて整理すると良いでしょう。

内容が簡潔であれば、報告書全体が読みやすくなり、伝えたいポイントが的確に伝わります。

まとめ

社内研修の報告書は、研修の成果や課題を明確にし、今後の改善に役立てるための重要な資料です。

報告書を作成する際には、目的を明確にし、事実に基づいた正確な情報を提供することが求められます。

また、簡潔でわかりやすい表現を用いることで、関係者に対して効果的に情報を伝えることができます。

これらのポイントを押さえて作成することで、研修の効果を最大限に引き出し、組織全体の成長に繋げることが可能です。